Hilfe & Schulung

So funktioniert birdiebook Events Überblick

Aus jeder Veranstaltungsanfrage entsteht in wenigen Minuten eine persönliche, bildstarke Bankettmappe – als Link fürs Handy und als PDF. Drei Schritte:

Anfrage einfügen – E-Mail, Formular oder Telefonnotiz. Die KI liest die Daten aus, Sie prüfen kurz.
Entwurf wählen – drei unterschiedliche Entwürfe mit Ihren Räumen, Bildern und Bausteinen. Texte und Bilder nach Wunsch anpassen.
Prüfen & teilen – Qualitätsprüfung, dann Link kopieren oder per E-Mail senden. Der Kunde markiert Favoriten und schreibt Ihnen direkt.

Die Mappe ist eine unverbindliche Präsentation. Das verbindliche Angebot erstellen Sie weiter in Ihrer Sales-Software (z. B. Envision) und ordnen es der Mappe als Nummer, Link oder PDF zu.

Neu in 1.3.0 Überblick

Bildauswahl in der Mappe: große, scrollbare Vorschau mit Häkchen und Nummer, Sortierung (beste, neueste, Name, Kategorie, Größe), „nur ausgewählte“, Hochladen direkt im Dialog, ✕ auf dem Vorschaubild entfernt ein Bild aus dem Kapitel. Bilder unter 1200 px zeigen „Geringe Auflösung“.
Logos: Hotel-Logo groß oben links, Logo des Veranstaltungsorts (z. B. Skybar, DenkQuartier) gleich groß oben rechts – automatisch nach dem gewählten Raum.
PDF / Drucken: eigene Druckfassung DIN A4 quer für Farblaser – feste Seiten, Kopf mit beiden Logos, Seitenzahlen, keine abgeschnittenen Bilder.
Speisen & Getränke in der Mappe: „Passende Speisen & Getränke anhängen“ holt passende Bankett- und Menüvorschläge. Jeder Baustein hat ein Häkchen (in dieser Mappe verwenden), ein eigenes Preisfeld nur für diese Mappe (leer = Standardpreis) und „Preis zeigen“.
Hotel & Zimmer: Kapitel „Das Hotel“ mit der Hotelbeschreibung; werden Zimmer angefragt, erscheinen die Zimmertypen mit Bild und Beschreibung.
Unterlagen (PDF): fertige PDFs (Tagungspreise, Factsheet, Getränkepauschalen) unter Bilder & Dateien → Dokumente „Nur ablegen“. Sie erscheinen mit Vorschaubild, lassen sich als Kapitel „Unterlagen“ an Mappen hängen, beim E-Mail-Versand als Anhang mitsenden oder direkt „Per E-Mail“ verschicken. Beim Hochladen wählen Sie: nur ablegen oder von der KI auslesen.
Kundenlink: gilt standardmäßig 2 Wochen; Kundenseiten mit großem Hotel-Logo, „Ihr persönliches Veranstaltungsangebot“ und kleinem birdiebook-Hinweis im Fuß.
Türen & Fenster: Räume → „Türen & Fenster erkennen“ liest sie aus den CAD-Grundrissen und zeichnet sie in alle Raumpläne (Mappe, Druck, Editor). Fenster sind eine Schätzung – im Raumplan unter „Türen & Fenster“ abschaltbar.
Freigabe ablehnen: In „Zur Freigabe“ lässt sich jeder Vorschlag mit Kommentar ablehnen; er verschwindet aus der Liste, steht unter „Abgelehnt“ (wieder vorlegen oder entfernen) und die KI schlägt ihn nicht erneut vor.
Mappen löschen: in der Mappe unten „Mappe löschen …“ oder in „Alle Mappen“ mehrere ankreuzen → „Angekreuzte löschen“ (endgültig, optional mit Anfrage). Für erledigte Mappen reicht „Archivieren“.
Bilddatenbank: Löschen direkt auf der Karte (Papierkorb) – nur Hotel Admin und darüber. Wird ein Bild noch in einer Mappe verwendet, wird es nur aus der Auswahl genommen.
Logos in „Darum sind Sie bei uns richtig“: Nennt ein Vorteil ein Outlet oder einen Bereich mit Logo (z. B. „Ottos SkyBar“, „DenkQuartier“), erscheint dessen Logo statt des Symbols – automatisch, sobald das Logo unter Bilder & Dateien → Logos liegt bzw. beim Outlet hinterlegt ist. Namen werden im Hauslook nicht mehr klein geschrieben; der Ablauf steht in sauberen Spalten.
Favoriten: Unter Speisen & Leistungen und im Baukasten ☆ antippen. Favoriten schlägt Events in neuen Mappen und bei „Passende Speisen, Getränke & Technik anhängen“ vor (gibt es in einer Kategorie Favoriten, nur diese); die Auswahl „Bausteine wählen“ zeigt standardmäßig nur Favoriten. Im Baukasten übernimmt „In Mappe übernehmen“ einen Vorschlag direkt in eine aktuelle Mappe; aus der Mappe führt „★ Aus dem Baukasten“ zu den Favoriten.
Partner & Technik (Inhalte → Partner & Technik): externe Dienstleister wie Jagenberg Eventtechnik mit Logo, Kurztext, Website, Hinweis zu Angebot/Abrechnung und Angebot als PDF. Ihre Pakete legen Sie als Leistungen an (Anbieter = Partner, mit Preis oder „Preis laut Angebot“). In der Mappe erscheinen sie im Kapitel „Veranstaltungstechnik“ mit Logo und Hinweis des Partners; bei Tagungen oder wenn die Anfrage Technik nennt, schlägt Events sie automatisch vor.
Raumplan – Mehrfachauswahl: Mit der Maus einen Rahmen über Stühle/Tische ziehen (Umschalt = hinzufügen, Strg/Cmd+A = alle). Die Auswahl gemeinsam verschieben (ziehen oder Pfeiltasten, mit Umschalt in 50-cm-Schritten), löschen (Entf), duplizieren, drehen oder Plätze/Maße für alle ändern.
Menükarten-Designer – Anordnung: Logo oben mittig/links/rechts oder unten, Logo-Größe, Ausrichtung der Überschriften, Titelgröße, Preis unter dem Gericht, rechts mit Punktlinie oder direkt hinter dem Namen, Gerichte mittig oder links.
KI-Kosten: Auswertung → „KI-Nutzung & Kosten“ zeigt Aufrufe, Tokens und Kosten je Monat und (für Company/Brand Admins) je Hotel. Preise laut Anbieter-Liste oder eigene Preise unter System → KI-Anbieter.
Bildarchiv: zusätzlich Pixabay (Schlüssel sofort nach Anmeldung) – Pexels vergibt derzeit keine neuen Schlüssel.
Grundrisse aus DXF: Seestern, Düsseldorf, Skylounge und Ottos SkyBar neu; Depot, Hamburg, Ideenlaube und Wiesensee durch genauere Pläne ersetzt (Startpaket erneut übernehmen). Räume, deren Flächenstempel („44,77 m²“) zum Umriss passt, erkennt der CAD-Import jetzt auch ohne Raumnamen.
Baukasten – Portion: je Gericht eine eigene Portionsgröße für diesen Vorschlag (z. B. 80 g statt 160 g, 0,1 l, 2 Stück, 1 Glas; leer = Standard der Datenbank) und daneben „je Gast“ (1 = jeder Gast eine Portion, 0,4 = 40 Portionen je 100 Gäste). Gramm, Liter und Stück rechnet der Wareneinsatz automatisch um.
Preisalarm vergleicht jetzt den gleichen Artikel beim gleichen Lieferanten; Sprünge über 300 % (meist Karton statt Stück) werden ausgeblendet und als Hinweis gezeigt.

Neue Mappe Mappen

Dashboard oder Mappen → Neue Mappe: Anfrage in das große Feld einfügen und Anfrage auslesen. Gelb markierte Felder fehlen oder sind unsicher – bitte ergänzen. Bestuhlung und Sprache der Mappe wählen, dann Mappe erstellen.

Ohne KI liest Events die wichtigsten Angaben (E-Mail, Telefon, Datum, Personen, Art) mit Regeln aus.

Mappe bearbeiten Mappen

Entwürfe A/B/C oben: ein Klick wechselt Storyline, Layout und Bildauswahl (Ihre Änderungen an Kapiteln werden dabei ersetzt). „Drei neue Entwürfe“ erzeugt frische Varianten.
Kapitel: Überschrift und Text ändern, Bilder und Bausteine wählen, mit ↑ ↓ sortieren, ausblenden oder entfernen. Unten neue Kapitel ergänzen.
KI-Knöpfe unter jedem Text: Verbessern, Kürzen, Persönlicher, Übersetzen – mit „Rückgängig“.
Kunde wählt eine Option: Bausteine erscheinen als „Option A/B/C“ mit Favoriten-Knopf.
Rechts: Layout (Editorial, Kompakt, Premium), Sprache, Preise anzeigen und das verbindliche Angebot.
Vorschau zeigt die Mappe wie der Kunde – als Handy oder Desktop.

Was der Kunde sieht

Blättern: Die Mappe öffnet Seite für Seite wie ein Magazin – wischen, Pfeiltasten oder die Pfeile unten, mit Seitenzahl und Fortschritt. Der Kunde kann auf „Scrollen“ umschalten; die Voreinstellung wählen Sie rechts unter „Kundenansicht“.

Ihre Vorteile direkt nach dem Deckblatt: vier Gründe für Ihr Hotel, passend zur Anfrage (aus Ihren Stärken unter Hotel & Design und den Fakten zu Raum, Zimmern, Bar), plus „Auf einen Blick“ mit Personen, Termin, Raum und Kapazität und dem Knopf „Unverbindlich anfragen“.

360°-Rundgang (Matterport): erscheint in Premium-Mappen, bei Feiern und ab 50 Personen, sonst als Kapitel ergänzen. Er lädt erst, wenn der Kunde auf „Rundgang starten“ klickt.

Outlet-Branding: Findet die Veranstaltung in einem Outlet statt (z. B. Raum „Ottos SkyBar“ oder Bereich „Ottos SkyBar · 19. OG“), zeigt das Deckblatt dessen Logo und Farben.

Lesezeit

Unter der Mappe sehen Sie, wie oft und wie lange der Kunde gelesen hat – je Kapitel als Balken, das meistgelesene Kapitel hervorgehoben. Gezählt wird nur aktives Lesen im Kundenlink (nicht Ihre Vorschau), anonym, ohne Tracking-Cookies und ohne Speicherung auf dem Gerät des Kunden; „Do Not Track“ wird beachtet. Ein erneuter Aufruf zählt als neuer Besuch. Abschalten: Hotel & Design.

Prüfen, freigeben & teilen Mappen

Die Prüfung meldet Fehler (rot, z. B. zu viele Personen für den Raum, nicht freigegebene Speisen, Platzhalter) und Hinweise (gelb). Erst ohne Fehler lässt sich teilen.

Link erzeugen & teilen friert eine Fassung ein – spätere Änderungen sieht der Kunde erst nach erneutem Teilen. Optional mit Zugangscode und Ablaufdatum. Den Link kopieren Sie in Ihre gewohnte E-Mail oder senden direkt aus Events (Absender „Hotel via birdiebook“, Antworten an Sie).

Wenn Ihr Hotel eine Freigabe verlangt (Hotel & Design), gibt die Bankettverkaufsleitung, der GM oder der Hotel Admin frei.

Druck/PDF: im Kundenlink „PDF / Drucken“ – A4 mit Deckblatt, sauberen Seitenumbrüchen und allen Bildern.

Rückmeldungen des Kunden Mappen

Kunden markieren Favoriten (♥), stellen Fragen zu einzelnen Optionen oder zum Raumplan und senden eine Nachricht. Sie erhalten eine E-Mail, das Dashboard zeigt „Neue Rückmeldungen“. Alle Rückmeldungen sind unverbindliche Interessensbekundungen – keine Buchung.

Den Status der Anfrage (Option, Zusage, Absage) setzen Sie unten in der Mappe – das speist die Auswertung.

Import: Dateien, Pläne, Webseite Inhalte

Ziehen Sie Dateien einfach ins Fenster – auf jeder Seite der App, mehrere auf einmal. Events erkennt, was es ist, und legt alles als Entwurf an:

DXF / DWG → Räume maßstabgetreu: Umriss, Länge × Breite, Fläche, Grundriss als Hintergrund für den Raumplan, Kapazitäts-Richtwerte. Raumnamen im Plan werden erkannt; gibt es den Raum schon (z. B. von der Webseite), bekommt er nur den Grundriss – offizielle Flächen und Kapazitäten bleiben. Fehlt ein Raum, klicken Sie in der Übersicht hinein. Stimmt die Einheit nicht, wählen Sie sie und werten neu aus.
ZIP → ganzes Bildarchiv (z. B. CI-Paket): Bilder werden nach Dateinamen verschlagwortet, Räumen zugeordnet (z. B. „…_Tagung_Garage_03.jpg“ → Raum Garage) und Logos erkannt. Bilder ohne sprechenden Namen verschlagwortet die KI. Große Archive bitte in ZIPs bis zur angezeigten Größe aufteilen.
Webseite: Link zur Tagungsseite des Hotels einfügen → Räume mit Flächen, Höhen und Kapazitäten je Bestuhlung. Wird der Inhalt erst im Browser nachgeladen, die Seite als PDF speichern und hineinziehen.
PDF (Bankettmappe, Preisliste, Raumübersicht, CI-Handbuch) → Bausteine, Räume, Texte, Stärken, Farben.
Fotos → Bilddatenbank mit Schlagworten · Schriften (WOFF2/TTF/OTF) → Hausschrift · E-Mail/Text → neue Anfrage.

Neues Hotel in wenigen Minuten: Webseiten-Link einfügen → DWG-Pläne hineinziehen → Bilder-ZIP hineinziehen → Entwürfe prüfen und übernehmen → unter Hotel & Design Farben, Logo und Stärken kontrollieren.

CAD-Import & Startpakete System

DXF liest Events immer selbst. DWG wird vorher umgewandelt: mit LibreDWG oder dem ODA File Converter (nur auf eigenen Servern installierbar) oder mit einem CloudConvert-Schlüssel (funktioniert auch auf Shared Hosting, kostenpflichtig je Umwandlung). Ohne Konverter: im CAD-Programm „Speichern unter → DXF“.

Startpakete sind fertig aufbereitete Inhalte eines Hotels (Räume, Grundrisse, Bilder, Logos, Outlet-Branding). Übernahme per Klick in das gewählte Hotel; Vorhandenes bleibt erhalten.

Bilder & Dateien Inhalte

Bilder, Logos, Raumpläne (Bild, PDF, DWG/DXF) und Dokumente hochladen – mehrere auf einmal, per Ziehen. Mit KI verschlagworten erkennt Motiv, Kategorie und Schlagworte; so wählt die KI später passende Bilder für jede Mappe. Titel, Schlagworte, Alternativtext, Bildrechte und Priorität können Sie jederzeit ändern.

Dokumente auslesen: Alte Bankettmappen oder Preislisten (PDF) → die KI legt Bausteine und Räume als Entwürfe an. Bitte alles prüfen – erst nach Freigabe erscheinen sie in Mappen.

Nutzen Sie nur eigene Bilder oder Bilder mit Nutzungsrecht.

Räume Inhalte

Name, Bereich (z. B. DenkQuartier), Maße, Kapazitäten je Bestuhlung, Ausstattung, Bilder und Grundriss. Aus Maßen und Kapazitäten entstehen automatisch Standard-Raumpläne; bei jeder Mappe prüft Events, ob die Personenzahl passt.

Begradigen (1.2.0): Grundrisse aus CAD enthalten oft Stützen, Nischen und kleine Versprünge. „Begradigen“ entfernt Versprünge unter 40 cm, stellt fast gerade Wände rechtwinklig und macht nahezu rechteckige Räume zum Rechteck. Die Standard-Raumpläne werden neu berechnet (gleiche Pläne, Mappen bleiben gültig), eigene Pläne bleiben unverändert. Genaue Grundrisse folgen später aus den DXF-Plänen.

Raumplan Inhalte

Vorschlag erstellen: Bestuhlung und Personen wählen, optional Leinwand, Bühne, Buffet, Bar, Tanzfläche – Events stellt Tische und Stühle mit Gängen auf. Danach per Drag-and-drop verschieben, drehen, duplizieren, löschen (Entf). Rote Markierung = Überschneidung. Speichern und in der Mappe im Kapitel „Raumplan“ auswählen.

Ein Grundriss als Bild lässt sich halbtransparent hinterlegen. DWG/DXF werden als Original abgelegt – für den Editor bitte als PNG/PDF exportieren. Wichtig: Der Plan ist ein Vorschlag. Fluchtwege, Brandschutz und tatsächliche Bestuhlbarkeit prüft das Hotel anhand der genehmigten Pläne.

Speisen & Leistungen, Küchenfreigabe Inhalte

Pauschalen, Pausen, Menüs, Buffets, Getränke, Zimmer, Technik, Rahmenprogramm – mit Preis, Einheit, Ernährung, Allergenen und optional Englisch. Speisen gibt die Küche frei (Rolle „Küche & F&B“ oder Admin). KI-Ideen und ausgelesene Inhalte sind Entwürfe, bis sie freigegeben sind – die KI erfindet keine Preise.

Hotel & Design Inhalte

Logo, Farben (mit Vorlagen), Schrift, Standard-Layout, Ansprechpartner, Standardtexte (Hotel, Lage, Nachhaltigkeit, Hinweise), Brutto/Netto und die Freigaberegel. Gilt für alle Mappen des Hotels.

Ausrichtung der Mappen (1.2.0): „Business – klar & ruhig“ (Standard) für Firmenkunden: weißes, sachliches Layout, nummerierte Kapitel, Deckblatt mit Text links und Bild rechts, „Vormerken“ statt Herz. „Emotional – bildstark“ für Hochzeiten und Feiern mit vollflächigen Bildern.

Hauslook: Überschriften klein geschrieben, Fließtext mit Serifen und Deckblatt in der Hintergrundfarbe – so wirkt die Mappe wie die Website des Hotels (beim Seestern wie lindnerhotels.com: Taupe, weiße Schrift, Serifentext). Für die exakten Hausschriften die lizenzierten Schriftdateien des Hotels unter Bilder & Dateien hochladen.

Speisekarten der Outlets Speisekarten

Für Bar, Restaurant, Bistro und Roomservice: eine Pflege, drei Ausgaben – Web-Karte (Link und QR-Code, Deutsch/Englisch), Druck für Laserdrucker (A4, A5, 2× A5) und QR-Tischaufsteller. Einträge lassen sich im Baukasten aus der Speisen- & Getränkedatenbank ziehen. Designs: Klassisch, Modern, Nacht (Bar), Roomservice. Die KI verfeinert Beschreibungen und ergänzt Englisch.

Speisen- & Getränkedatenbank Speisen & Getränke

Alle Gerichte, Kaffeepausen, Buffetbausteine, Cocktails, Weine und Softdrinks des Hotels an einem Ort – mit Gang, Einsatz (Bar, Buffet, Menü, Lunch, Flying Food, Kaffeepause …), Ernährung (vegan, vegetarisch, glutenfrei …), Saison, Allergenen (LMIV A–N) und Wareneinsatz je Portion. Filter „Ohne Allergen“ zeigt z. B. alles ohne Gluten und Milch.

Bibliothek übernehmen legt rund 300 recherchierte Einträge als Entwurf an – Wareneinsatz dort sind Richtwerte (*). Die Küche prüft Rezeptur, Allergene und Kalkulation und gibt frei (einzeln oder mehrere markieren → Freigeben). Nur Freigegebenes erscheint in Mappen. Beim Seestern kommen die SkyBar-Buffets und Getränkepauschalen 2026 freigegeben dazu.

Kalkulation: Ziel-Wareneinsatz Speisen (Standard 28 %) und Getränke (22 %), Umsatzsteuer Speisen 7 % / Getränke 19 % (seit 1.1.2026), Rundung. Daraus schlägt Events Verkaufspreise vor. Bitte die Steuerfragen mit der Steuerberatung abstimmen.

Baukasten: Bankettvorschläge & Karten Speisen & Getränke

Bankettvorschläge: Art wählen (Buffet, Menü, Business-Lunch, Kaffeepause, Flying Food, Frühstück, Getränkepauschale, Bar) – die passenden Abschnitte sind schon da. Gerichte aus der Datenbank rechts in einen Abschnitt ziehen oder auf + tippen (landet im markierten Abschnitt). Reihenfolge per Ziehen ändern, Abschnitte umbenennen, verschieben, ergänzen.

× Portionen je Person: im Menü 1, im Buffet ein Anteil (z. B. 0,3 bei vier Hauptgerichten). „Portionen verteilen“ setzt je Abschnitt 1,2 Portionen (20 % Puffer). Rechts oben rechnet Events live: Wareneinsatz, Preisvorschlag, Wareneinsatzquote beim eingetragenen Preis, Netto-Erlös, MwSt.-Aufteilung, Allergene. Enthält der Vorschlag Entwürfe, bleibt er Entwurf.

Outlet-Speisekarten: gleiches Prinzip für Bar, Restaurant & Co. – Beschreibung, Allergene und Englisch kommen aus der Datenbank, der Preis wird je Karte festgelegt. Design und Texte der Karte weiter unter „Speisekarten (Outlets)“.

Druck für Laserdrucker Speisen & Getränke

Web-Karte und Druck sind getrennt: Die Web-Karte (QR-Code) darf farbig und mit Bild sein. Der Druck ist für Laserdrucker gemacht – weißer Hintergrund, schwarze Schrift, feine schwarze Linien, keine Farbflächen und kein Randabfall (Laserdrucker drucken nicht randlos), Ränder ab 12 mm, Mindestschrift 8,5 pt, Allergenlegende am Ende.

Formate: A4, A5 und 2× A5 auf A4 quer mit Schneidemarken (für kurze Karten – zweimal pro Blatt, in der Mitte schneiden). Im Druckdialog „Hintergrundgrafiken“ ausgeschaltet lassen und 100 % (nicht „an Seite anpassen“) wählen. Papier-Tipp: 120–160 g/m² matt.

Bildarchiv (Food-Fotos) Inhalte

Solange eigene Food-Fotos fehlen, holt Events lizenzfreie Fotos von Pexels und Unsplash (kostenloser Schlüssel unter System → KI-Anbieter). Suchen, anhaken, Kategorie wählen (Buffet, Kaffeepause, Menü & Dinner …) – die Mappe wählt sie dann automatisch passend aus. Fotograf und Quelle stehen bei jedem Bild unter „Rechte/Quelle“. Aus der Speisen-Datenbank heraus („Foto im Bildarchiv suchen“) wird das Foto direkt dem Gericht zugeordnet.

Bilder von beliebigen Websites übernimmt Events bewusst nicht – sie sind urheberrechtlich geschützt. Eigene Fotos der Küche wirken am echtesten und gehören immer vor Archivbilder.

Layout „Bankettmappe“ & Zusammenfassung Mappen

Das Layout Bankettmappe (Querformat, Rahmen) sieht aus wie die gedruckte Lindner-Bankettmappe: Creme-Papier, Überschriften in Versalien in der Akzentfarbe, Kästen und Bilder mit Rahmen, Laufzeile oben, Seitenzahl unten rechts – Bild links, Inhalt rechts. Beim Drucken/PDF entsteht A4 quer, ein Kapitel je Seite.

Neu direkt nach dem Deckblatt: „Ihre Veranstaltung auf einen Blick“ – Eckdaten (Anlass, Firma, Datum, Personen, Raum, Bestuhlung, Zimmer), Ablauf, gewählte Verpflegung und – wenn Preise angezeigt werden – die geschätzte Gesamtsumme. Die Zusammenfassung aktualisiert sich automatisch mit der Mappe.

Menükarten-Designer Speisen & Getränke

Hochwertige Menü- und Speisekarten in wenigen Klicks: Inhalt wählen (Outlet-Karte, Bankettvorschlag aus dem Baukasten oder freier Text), Vorlage anklicken (Klassik, Bankett-Menü, Rahmen, Modern, Hauslook, Art déco, Minimal) und Format wählen: DIN A3, A4, A5, A6, DIN lang oder Quadrat – hoch oder quer. Die Vorschau zeigt sofort das Druckergebnis; die Schrift passt sich automatisch an, bis alles auf die Karte passt.

Mehrfach auf A4 druckt z. B. 2× A5, 4× A6 oder 3× DIN lang mit Schnittmarken – ideal für Tischkarten und Menüs zu Feiern. Freier Text: „# Gang“ als Überschrift, darunter „Gericht | Beschreibung | Preis | Allergene“, „oder“ für Alternativen. Karten lassen sich speichern und später wieder öffnen. Im Druckdialog Maßstab 100 % und Ränder „keine“ wählen.

Hauslook übernimmt Farben und Schreibweise des Hotels (beim Seestern: Lindner-Orange #f08323, Creme #f4f2e8, Kleinschreibung).

Wareneinsatz aus Rechnungen Speisen & Getränke

Laden Sie so viele Einkaufsrechnungen wie möglich hoch – als PDF, Foto oder CSV-Export Ihrer Lieferanten (Metro, Transgourmet, Chefs Culinar …), beliebig viele auf einmal. Events liest jede Position aus, ordnet sie einer Zutat zu (z. B. „Lachsfilet“, „Sahne 30 %“) und rechnet auf kg, Liter oder Stück um – Pfand und Fracht werden ignoriert, doppelte Dateien erkannt.

Aus allen Käufen entsteht je Zutat ein Planpreis: Ø der letzten 90 Tage (mengengewichtet), wahlweise letzter oder höchster Preis, plus Sicherheitszuschlag. Unter „Zutatenpreise“ sehen Sie Verlauf, Spanne, Trend und Lieferant; doppelte Zutaten führen Sie zusammen, Kontraktpreise schreiben Sie fest.

Rezepturen: Gerichte anhaken → „Rezepturen vorschlagen (KI)“ – die KI schätzt Mengen je Portion mit Ihren Zutaten; die Küche korrigiert Mengen und Schwund. Ab dann ist der Wareneinsatz R (aus Rechnungen) und aktualisiert sich bei jeder neuen Rechnung – samt Bankettvorschlägen und Preisvorschlägen. Unter „Auswirkung“ sehen Sie die Wareneinsatzquote jedes Vorschlags beim aktuellen Preis (rot = über Ziel).

Preisentwicklung: die Top 10–50 Produkte nach Einkaufsvolumen (3–24 Monate) mit Monatspreis je kg / l / Stück, Verlauf, Veränderung und Mehrkosten pro Jahr; oben die Entwicklung des ganzen Warenkorbs. Preisalarm: meldet jedes Produkt, dessen letzter Einkaufspreis mindestens X % über dem Ø der Y Tage davor liegt (Standard 10 % / 90 Tage) – im Reiter mit roter Zahl, direkt nach dem Upload und auf Wunsch per E-Mail an Küchenchef oder F&B.

Frühstück & Kostenstellen: Unter „Zutatenpreise“ bekommt jeder Artikel eine Kostenstelle (Frühstück, Restaurant, Bankett, Bar …) und einen Anteil – „ausschließlich“ (100 %), „vornehmlich“ (80 %), „zur Hälfte“ usw. Mehrere Artikel auf einmal: anhaken → Kostenstelle wählen → „Zuordnen“; typische Frühstücksartikel (Eier, Brötchen, Müsli, Joghurt, Aufschnitt …) schlägt Events vor. Am Monatsende im Reiter „Frühstück & Kostenstellen“ den Frühstücksumsatz netto (und optional die Gästezahl und die Bestandsveränderung laut Inventur) eintragen – Events rechnet Wareneinsatz, Quote gegen Ihr Ziel und Wareneinsatz je Gast, mit Verlauf über 12 Monate.

Auswertung Auswertung

Anfragen, erstellte und geteilte Mappen, Aufrufe, Rückmeldungen, Zusagequote, Zeit von der Anfrage bis zur geteilten Mappe, beliebteste Optionen und KI-Nutzung – mit CSV-Export.

Mitarbeiter & Rollen Team

Ein birdiebook-Konto für alle Apps: Einladung per E-Mail, Passwort und Zwei-Faktor auf birdiebook.de. In Events legen Sie Rolle und Hotel fest: Company Admin, Brand Admin, Hotel Admin, General Manager, Bankettverkaufsleitung, Bankettverkauf, Küche & F&B. Die Rechte-Übersicht steht unter Team → Mitarbeiter.

KI & Datenschutz System

Der Super Admin wählt unter System → KI-Anbieter Claude, ChatGPT oder einen OpenAI-kompatiblen Anbieter und trägt den eigenen API-Schlüssel ein (verschlüsselt gespeichert). Jeder Aufruf wird mit Tokens protokolliert; eine Monatsobergrenze je Hotel ist möglich. An die KI gehen nur Inhalte, die für die jeweilige Aufgabe nötig sind.

birdiebook-Plattform System

Wie Housekeeping und Voucher: ein Konto, eine Rechnung, ein Support, ein Newsletter. Support und Zahlung & Rechnungen öffnen Sie im Benutzermenü; die Tickets tragen das Kennzeichen „Events“.

E-Mail-Versand System

SMTP-Postfach für den Versand der Mappen. Ohne Einrichtung kopieren Sie den Link einfach in Ihre eigene E-Mail.

Systemstatus System

Prüft Server, Datenbank, Upload-Ordner, Verschlüsselung, Plattform, KI und E-Mail – mit Hinweisen zur Behebung.

Sicherheit (2FA) Konto

Mit birdiebook-Konto: Zwei-Faktor und Passwort auf birdiebook.de (gilt für alle Apps). Ohne Plattform-Verbindung: lokale Zwei-Faktor-Anmeldung mit Authenticator-App.

Einrichtung Start

Fünf Schritte: Hotel & Design, Bilder, Räume, Speisen & Leistungen, Team. Mit Vorlage für Tagungsbereich und Outlets sowie Demo-Inhalten zum Üben.

Online-Schulung (6 Lektionen à 5 Minuten) Schulung

Ersteinrichtung & CI – Hotel & Design ausfüllen, Logo hochladen, Farben wählen.
Import & Datenprüfung – 10 Bilder hochladen und verschlagworten, alte Bankettmappe (PDF) auslesen, Entwürfe prüfen.
Menüvorschlag & Küchenfreigabe – drei KI-Ideen erzeugen, eine anpassen und freigeben.
Von der Anfrage zur Mappe – Beispielanfrage einfügen, Entwurf wählen, zwei Texte mit KI verbessern, Vorschau am Handy.
Raumplan & Kundenkommentare – Vorschlag für 40 Personen Parlament erzeugen, anpassen, in die Mappe einbinden.
Teilen, Fassungen, Datenschutz – prüfen, teilen, als Kunde Favorit setzen, Rückmeldung im Dashboard lesen, Status „Zusage“ setzen.

Tipp: Mit „Demo-Inhalte laden“ (Einrichtung) üben Sie gefahrlos in einem eigenen Demo-Hotel.

Häufige Fragen FAQ

Ersetzt die Mappe das Angebot? Nein – sie begeistert, das Angebot bleibt verbindlich in Ihrer Sales-Software. Gibt es eine Envision-Schnittstelle? Derzeit nicht; Angebotsnummer, Link oder PDF werden zugeordnet. Erfindet die KI etwas? Sie nutzt nur Ihre freigegebenen Inhalte; Preise, Kapazitäten und Verfügbarkeiten kommen ausschließlich aus Ihren Daten. Was sieht der Kunde? Nur die geteilte Fassung – nie die interne Datenbank.

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